Die erste Messe steht an. Yay! Und gleichzeitig: Panik. Was nehme ich mit, wie soll das aussehen, und was mache ich, wenn alle einfach an meinem Stand vorbeilaufen?

Ich kenne beide Gefühle ziemlich gut. Bevor ich angefangen habe, Beraterinnen im Marketing zu begleiten, habe ich auf etlichen Messen gestanden, zum Beispiel für Heldentragen, und dort Babytragen verkauft. Ich habe dabei eine Menge über Tischdecken, Wimpel und wunde Füße gelernt. Das Wichtigste habe ich aber über etwas ganz anderes gelernt: darüber, was nach der Messe passiert. Denn genau dort entscheidet sich, ob sich der ganze Aufwand gelohnt hat oder ob du mit einem leeren Kofferraum und dem Gefühl nach Hause fährst, dass es irgendwie nett war.

Egal, ob du als Still-, Trage- oder Schlafberaterin auf einer Babymesse stehst, als Hebamme oder Doula auf einem Familienfest oder als Lerncoach, Pädagogin oder Lehrerin mit eigenem Angebot auf einer Bildungsmesse: Die Grundregeln sind dieselben. In diesem Artikel zeige ich dir Schritt für Schritt, wie du deinen Messeauftritt planst, durchführst und hinterher so nutzt, dass daraus echte Buchungen werden.

Warum sich eine Messe für dich lohnt

Auf einer Messe bist du so nahbar wie sonst kaum irgendwo. Das schafft kein Instagram-Account, und selbst ein Geburtsvorbereitungskurs, in dem du vor Ort bist, ist relativ schnell wieder vorbei. Auf der Messe können Eltern direkt mit dir reden, dir ihre Fragen stellen und merken, dass du sympathisch bist, dass du weißt, wovon du sprichst, und dass du für dein Thema brennst. Eine bessere Verbindung zu deinen Wunscheltern bekommst du kaum.

Und diese Verbindung hält oft erstaunlich lange. Ich kenne Unternehmen, die heute noch von Messekontakten profitieren, die zwei Jahre alt sind, weil Kundinnen sagen: „Ach ja, die Trage habe ich doch damals bei euch auf der Messe ausprobiert.“ Das ist nachhaltige Sichtbarkeit, und sie fühlt sich auch für die Eltern gut an.

Ich will dir aber nichts vormachen: Eine Messe ist anstrengend, richtig anstrengend, und sie kostet Vorbereitungszeit. Umso wichtiger ist es, dass du sie gut planst.

Schritt 1: Finde die Veranstaltungen, auf denen deine Wunscheltern unterwegs sind

Bevor du dir über Deko Gedanken machst, schau dir an, welche Events es in deiner Region überhaupt gibt, zu denen Eltern, Familien, Schwangere oder werdende Eltern kommen. Das sind oft viel mehr, als du denkst:

• Baby- und Familienmessen
• Baby- und Kinderflohmärkte
• Stadtfeste und Familientage der Stadt oder Gemeinde
• Bildungsmessen, Schul- und Kita-Infotage (spannend vor allem für Pädagoginnen, Lerncoaches und Familienberaterinnen)
• Familienevents von Unternehmen, zum Beispiel im Autohaus oder Möbelhaus
• private Veranstaltungen von Kita-Trägern, Familienzentren oder anderen Selbstständigen

Die Automesse, auf der die neuen Sportwagen vorgestellt werden, ist natürlich völlig irrelevant für dich. Es geht um Veranstaltungen, auf denen deine potenziellen Kundinnen und Kunden wirklich unterwegs sind.

So gehst du vor: Google einfach mal „deine Stadt + Messe“, „deine Stadt + Flohmarkt“, „deine Stadt + Familienfest“ und „deine Stadt + Veranstaltungen“ und notiere dir alles, was passt. Am besten in einer kleinen Liste mit Datum, Ort, Kosten, erwarteter Zielgruppe und Anmeldeschluss. Frag ruhig auch in deinem Netzwerk nach, denn gerade private Events stehen selten groß im Internet.

Als Ausstellerin auf einer Babymesse oder einem Familienfest zahlst du manchmal eine Standgebühr, manchmal nicht. Wenn es etwas kostet, rechne kurz durch, ob es sich lohnen kann. Gerade am Anfang, wenn dich noch kaum jemand kennt, ist so ein Event aber eine richtig gute Möglichkeit, bekannt zu werden und die ersten Beratungen zu bekommen.

Schritt 2: Kläre dein Ziel – Kontakte statt Sofortverkäufe

Das ist der wichtigste Punkt in diesem ganzen Artikel, deshalb kommt er so früh: Der Sinn einer Messe ist in der Regel nicht, dass du direkt vor Ort deine Beratungen verkaufst. Klar, vielleicht steht da jemand und sagt: „Lass uns gleich einen Termin ausmachen.“ Wunderbar! Aber geh nicht mit der Erwartung hin, dass die Leute sofort buchen, sonst bist du am Ende des Tages frustriert, obwohl du eigentlich einen richtig guten Job gemacht hast.

Das eigentliche Ziel ist, Kontakte zu sammeln und die Menschen danach per Newsletter und ein paar gut geplanten E-Mails aufzuwärmen, bis sie bereit sind, dein Angebot zu buchen.

Ich denke dabei gern in einer kleinen Rangliste:

• Das Schlechteste, was du machen kannst: einfach nur dastehen. Kein Flyer, keine Visitenkarte, nichts zum Mitnehmen.
• Schon besser: Flyer und Visitenkarten auslegen. Dann musst du allerdings darauf hoffen, dass sich die Eltern später an dich erinnern und sich von selbst melden. Und das ist nach einer Messe, auf der jeder Stand irgendwas verteilt, ziemlich unwahrscheinlich. Abends liegt bei den Eltern eine Tüte voller Flyer auf dem Küchentisch, und deiner ist irgendwo dazwischen.
• Die Profi-Version: Die Eltern tragen sich bei dir ein. Dann kannst du dich melden, statt zu hoffen.

Schritt 3: Plane deinen Stand – und zwar zuerst am Küchentisch

Mein Lieblingstipp für die Vorbereitung klingt banal, wirkt aber Wunder: Bau deinen Stand vorher zu Hause einmal auf. Nimm einen großen Küchen- oder Wohnzimmertisch und probier aus, wie du alles anordnen würdest. Du wirst schnell merken, was funktioniert und was nicht. Der nackte Holztisch sieht zum Beispiel selten einladend aus, eine Tischdecke macht schon einen riesigen Unterschied.

Dafür musst du wissen, wie groß dein Stand ist, also frag die Standmaße beim Veranstalter vorher ab und nimm eine Tischdecke in der passenden Länge mit.

Ein paar Ideen, wie du deinen Stand mit wenig Geld schön und wiedererkennbar machst:

• Deine Farben: Wenn du dich schon mit deinen Markenfarben für Social Media beschäftigt hast, dürfen genau diese Farben auch am Stand wiederkehren. Ganz einfache Wimpel, die farblich passen, reichen völlig. Die müssen nicht extra bedruckt sein.
• Ein Roll-up: Das ist gar nicht so teuer, es gibt welche ab etwa 40 Euro. Lass deinen Namen bzw. Markennamen draufdrucken und in wenigen Worten, was du machst.
• Fotos von dir: Für den Einstieg kannst du gern mit Canva- oder Stockbildern arbeiten, aber nutze unbedingt auch Fotos von dir. Die Leute sollen schon von Weitem sehen, wer da steht.
• Material zum Anfassen: Stell aus, was zu deinem Thema passt, zum Beispiel ein paar Babytragen, Stoffwindeln oder Stillkissen. Als Pädagogin oder Lerncoach können das Lernmaterialien, Bücher oder kleine Beispielaufgaben sein.

Und dann mach dich selbst zum Hingucker. Als Trageberaterin kannst du zum Beispiel selbst eine Trage mit Puppe tragen. Dann sehen die Leute schon von Weitem, worum es geht, und die ersten Fragen kommen oft, bevor sie überhaupt an deinem Tisch stehen. Und weil du die Puppe am Körper hast, hast du sie auch gleich im Blick.

Wenn dein Probeaufbau steht, mach ein Foto davon und hol dir ruhig Feedback von außen: Sieht das einladend aus, versteht man sofort, worum es geht, was könnte noch besser sein? Und geh in den Wochen vor der Messe mit offenen Augen durch die Geschäfte, oft findest du Kleinigkeiten, die perfekt zu deinem Branding passen.

Schritt 4: Sammle Kontakte – so einfach (und sauber) geht's

Jetzt kommt der Teil, der aus einem netten Messetag eine echte Chance für dein Business macht: die E-Mail-Adressen der Eltern direkt vor Ort sammeln.

Die Einsteiger-Version: eine Papierliste

Für den Anfang reicht wirklich eine ganz einfache Liste auf Papier, in die sich die Eltern mit Namen und E-Mail-Adresse eintragen. Ganz wichtig: Auf dieser Liste muss stehen, dass sie mit ihrer Eintragung zustimmen, dass du ihnen deinen Newsletter schicken darfst. Du darfst nicht einfach so E-Mails an Leute verschicken, die dem nicht zugestimmt haben.

Das klingt immer nach Bürokratie-Monster, ist aber mit Zettel und Stift lösbar. Ein Beispiel für so einen Satz auf der Liste:

„Mit meiner Eintragung bin ich einverstanden, dass mir [dein Name] per E-Mail ihren Newsletter mit Tipps und Angeboten rund um [dein Thema] schickt. Ich kann mich jederzeit wieder abmelden.“

Bewahr die Papierliste auf, dann kannst du die Zustimmung im Zweifel belegen. Viele Newsletter-Tools schicken nach dem Eintragen außerdem eine Bestätigungsmail (Double-Opt-in), das ist zusätzlich eine gute Absicherung. Ich bin keine Juristin, also schau dir die Datenschutzregeln für dein Newsletter-Tool im Zweifel noch einmal genau an.

Gib den Eltern einen kleinen Grund, sich einzutragen

Kaum jemand trägt sich einfach so in eine Liste ein. Ein kleiner Anreiz hilft enorm, zum Beispiel:

• Eine Verlosung: Wer sich einträgt, nimmt teil. Lass dir aber trotzdem ausdrücklich bestätigen, dass die Eintragung nicht nur für das Gewinnspiel gilt, sondern auch für deinen Newsletter.
• Ein kleines PDF: etwa eine Übersicht über den Stillstart, den Tragestart oder die verschiedenen Stoffwindelsysteme, die du ihnen nach der Messe zuschickst.
• Ein Messerabatt: „Wenn du dich einträgst, schicke ich dir heute Abend einen Rabatt für deine Beratung.“

Der Nachteil der Papierliste: Du musst alle Adressen hinterher abtippen. Dabei passieren Fehler, und ein bisschen Streuverlust ist immer dabei. Trotzdem ist sie tausendmal besser als gar keine Liste.

Die Profi-Version: QR-Code und Tablet

Wenn du schon eine kleine Anmeldeseite für deinen Newsletter oder ein Freebie hast, wird es noch einfacher. Erstell dir dafür einen QR-Code (das geht online, oft kostenlos) und stell ihn gut sichtbar auf deinen Stand. Die Eltern scannen ihn mit dem Handy und tragen sich direkt ein. Alternativ kannst du ein einfaches Tablet mitnehmen, auf dem die Anmeldeseite geöffnet ist, und sagen: „Du kannst dich hier direkt eintragen.“ So musst du hinterher nichts abtippen.

Wenn du noch keine Anmeldeseite hast: keine Panik. Dann nimm die Papierliste. Wichtig ist nur, dass du Kontakte sammelst.

Schritt 5: Komm ins Gespräch – mit Aufklärung statt Verkaufsgespräch

Viele Beraterinnen haben vor allem Angst vor dem Moment, in dem sie fremde Menschen ansprechen sollen. Mein Tipp: Verkauf nicht, kläre auf. Die meisten Eltern, die an deinem Stand vorbeikommen, haben sich noch gar nicht so viele Gedanken über dein Thema gemacht. Genau da liegt deine Chance.

Stell zum Beispiel eine kleine Frage direkt am Stand auf, die neugierig macht, oder greif typische Irrtümer auf. Manche Eltern denken bei Stoffwindeln sofort an Omas Mullwindeln und an Gestank. Andere haben Angst, dass das Baby aus der Trage fällt, oder gehen davon aus, dass Stillen von ganz allein klappt. Bei Bildungsthemen hörst du vielleicht Sätze wie „Lernen muss halt auch mal wehtun“. Jeder dieser Sätze ist ein perfekter Gesprächseinstieg.

Bereite dich deshalb vor: Welche Vorurteile und Einwände hörst du zu deinem Thema immer wieder, und wie antwortest du darauf, freundlich und ohne zu belehren? Ein Flyer mit den wichtigsten Infos hilft dir dabei, denn den kannst du Skeptischen einfach in die Hand drücken.

Und rechne damit, dass auf einer Messe nicht nur deine kleine, interessierte Instagram-Bubble unterwegs ist. Da kommen auch skeptische Menschen vorbei, und vielleicht auch die kritische Schwiegermutter, die das alles ganz furchtbar findet. Du musst nicht jeden überzeugen. Du hast deine Wunscheltern definiert, und wenn du merkst, dass es mit jemandem einfach nicht passt, darfst du das loslassen. Lieber Seelenfrieden als eine Diskussion, die zu nichts führt.

Schritt 6: Pass auf dein Material auf – und auf dich

Diese Warnung muss ich leider dalassen: Auf Messen wird viel geklaut. Nimm nur so viel Material mit, wie du gut im Blick behalten kannst. Wenn du eine Demo-Puppe brauchst, nimm lieber eine ganz günstige ohne Gewicht statt deiner teuren Tragepuppe, oder bind sie selbst ein. Und ein Tablet bleibt immer bei dir.

Und dann das Thema, über das niemand spricht: die Toilette. Klingt banal, ist auf Messen aber eine echte Herausforderung, weil du kaum Zeit hast, deinen Stand zu verlassen. Organisier dir deshalb eine Ablösung, also Partner oder Partnerin, eine Freundin oder sonst jemanden, der dich etwa alle zwei Stunden für eine halbe Stunde vertritt. Trink genug, damit dein Kreislauf stabil bleibt, und pack dir etwas zu essen ein.

Noch besser: Tu dich mit einer Kollegin zusammen. Ihr könnt euch gegenseitig ablösen, aufeinander und aufs Material aufpassen und euch nach einem langen Tag gemeinsam die Füße hochlegen.

Schritt 7: Behalte dein Budget im Blick

Natürlich kannst du noch viel mehr machen: ein T-Shirt mit deinem Logo, ein kleines Glücksrad, an dem die Leute direkt Kleinigkeiten gewinnen, Kugelschreiber mit deinem Branding oder kleine Babyschühchen als Preis. Das ist alles schön und bleibt besser im Gedächtnis als eine Visitenkarte. Aber es kostet eben auch.

Ob sich das für dich lohnt, entscheidest du. Mein Rat für den Anfang: so einfach wie möglich, so liebevoll wie möglich und mit so viel Raum für echte Begegnungen wie möglich. Verausgabe dich nicht für eine Messe, sondern investiere lieber in das, was danach kommt.

Schritt 8: Nach der Messe – hier entscheidet sich alles

Jetzt sitzt du mit deiner Liste zu Hause, die Füße tun weh, und am liebsten würdest du das Thema für eine Woche vergessen. Bitte tu es nicht. Tipp die Adressen am besten noch am selben oder am nächsten Tag ein und schick die erste Mail, solange die Eltern sich noch an dich erinnern.

Die erste Mail darf ganz persönlich sein, zum Beispiel so:

„Hallo [Name], du warst heute auf der [Messe] an meinem Stand, und wir haben über [Thema] gequatscht. Wie versprochen bekommst du hier [deinen Spickzettel / deinen Messerabatt]. Bei der Verlosung hat es diesmal leider nicht geklappt, aber als kleines Trostpflaster …“

Wenn du eine Verlosung gemacht hast, gewinnt natürlich nur eine Person. Allen anderen kannst du trotzdem etwas mitgeben, etwa einen Rabatt, wenn sie bis zu einem bestimmten Datum buchen, oder ein kleines PDF zum Download. So bist du wieder in Erinnerung, und wenn danach regelmäßig dein Newsletter kommt, wissen die Eltern sofort: Ach, das ist die vom Messestand, die war total nett.

Genau dieser Moment ist es, in dem aus einem Gespräch am Stand irgendwann eine Buchung wird. Manchmal nach ein paar Tagen, manchmal erst Monate später, wenn das Baby da ist oder das Schulkind plötzlich nicht mehr in die Schule will.

Deine Messe-Checkliste zum Abhaken

• Events in deiner Region recherchiert und Liste angelegt
• Kosten und Nutzen abgewogen, Stand gebucht
• Standmaße beim Veranstalter erfragt
• Probeaufbau zu Hause gemacht, Foto gemacht, Feedback eingeholt
• Tischdecke, Deko in deinen Farben, ggf. Roll-up
• Fotos von dir für Roll-up oder Aufsteller
• Material zum Anfassen ausgewählt (nur so viel, wie du im Blick behältst)
• Flyer und Visitenkarten gedruckt
• Eintragungsliste mit Newsletter-Zustimmung vorbereitet
• Anreiz zum Eintragen festgelegt (Verlosung, PDF oder Messerabatt)
• Optional: QR-Code und/oder Tablet mit Anmeldeseite
• Gesprächseinstiege und Antworten auf typische Einwände vorbereitet
• Ablösung für Pausen organisiert, Getränke und Snacks eingepackt
• Budget festgelegt
• Erste Mail nach der Messe vorbereitet

Trau dich raus

Ich sag es, wie es ist: Eine Messe ist anstrengend, und sie ist gleichzeitig eine der genialsten Möglichkeiten, Menschen kennenzulernen, die genau dich brauchen. Und genau darum geht es. Jede Familie, die an deinem Stand vorbeiläuft, ohne zu erfahren, dass es dich gibt, holt sich die Hilfe woanders oder eben gar nicht. Sich nicht zu zeigen ist deshalb keine Bescheidenheit, sondern unterlassene Hilfeleistung.

Also: mutig raus, probier es aus und finde heraus, ob Messen dein Ding sind. Und hab Spaß dabei. Wenn du erstmal mittendrin bist und mit den Eltern ins Gespräch kommst, denkst du an nichts anderes mehr, weil du einfach voll in deinem Element bist.

Und falls du beim Lesen gemerkt hast, dass dir für all das noch das Fundament fehlt: Genau dafür gibt es meinen Kurs Beratungs-Business-Basics. Dort klären wir die ganzen Rahmenbedingungen, die du für so einen Messeauftritt brauchst, und noch viel mehr: wie du lokal Kundinnen gewinnst, ob auf Messen, Flohmärkten oder auf anderen Wegen vor Ort, wie deine Website aussehen sollte, welches Newsletter-Tool zu dir passt und wie deine Anmeldeseite entsteht. Damit du auf deiner nächsten Messe nicht mit der Papierliste dastehst, sondern die Eltern einfach den QR-Code scannen.

Hier kannst du dich auf die Warteliste für Beratungs-Business-Basics setzen und erfährst als Erste, wann es wieder losgeht.