Professionelle Rechnungen erstellen als Elternberaterin

Wenn Du als Elternberaterin (Trageberaterin, Stillberaterin, Stoffwindelberaterin, Windelfrei-Coach, Elternkursleiterin o.ä.) deine Dienstleistungen in Rechnung stellen möchtest, gibt es einige wichtige Punkte, die du beachten solltest. 

DISCLAIMER: Da ich keine Anwältin bin, kann ich dir natürlich keine Rechtssicherheit gewährleisten, sondern nur meine bisherige Recherchearbeit und Erfahrungen mit eigenen Rechnungen zusammenfassen.

Du solltest immer noch zusätzlich dafür sorgen dafür, dass deine Rechnung alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt – im Zweifelsfall konsultierst du dafür einen Anwalt oder eine Anwältin.

Warum ist eine professionelle Rechnung wichtig?

Eine professionelle Rechnung zu erstellen, ist für dich als Elternberaterin super wichtig, weil sie nicht nur deine Seriosität unterstreicht, sondern auch für Klarheit sorgt. Deine Klienten sehen genau, wofür sie zahlen, und das schafft Vertrauen. Außerdem ist die Rechnung ein rechtliches Dokument, das für deine Buchhaltung unerlässlich ist. Sie hilft dir dabei, den Überblick über deine Einnahmen zu behalten und erleichtert dir die Arbeit bei der Steuererklärung. Damit alles reibungslos läuft, achte darauf, dass deine Rechnungen vollständig sind und alle gesetzlich vorgeschriebenen Angaben enthalten. So vermeidest du Missverständnisse und stärkst deine Professionalität.

Welche Informationen müssen in der Rechnung enthalten sein?

Wenn du als Elternberaterin eine Rechnung erstellst, gibt es einige Infos, die unbedingt drauf müssen. Dein vollständiger Name und Adresse sind wichtig, genau wie die der Eltern, die du beraten hast. Dann brauchst du eine Rechnungsnummer, die ist einzigartig für jede Rechnung. Das Datum, an dem du die Rechnung ausstellst und das Datum der Beratung sollten auch nicht fehlen. Liste alle Beratungsleistungen auf, die du erbracht hast, mit den einzelnen Preisen und der Gesamtsumme. Denk an die Umsatzsteuer, falls du dazu verpflichtet bist. Und zum Schluss, gib deine Zahlungsbedingungen an, also wie und bis wann die Zahlung erfolgen soll. So ist alles klar geregelt und du bist auf der sicheren Seite!

Wie erstellst Du eine Rechnung als Elternberaterin?

Als Elternberaterin ist es wichtig, dass du deinen Klienten professionelle Rechnungen zukommen lässt. Beginne damit, deine persönlichen Informationen und dein Logo oben auf der Rechnung zu platzieren. Füge dann die Kontaktdaten des Klienten hinzu. Jede Rechnung sollte eine eindeutige Rechnungsnummer und das Datum der Ausstellung enthalten.

Liste deine Beratungsdienstleistungen auf und beschreibe sie kurz. Gib die Anzahl der Beratungsstunden an, den Preis pro Stunde und den Gesamtbetrag. Falls du mit Pauschalpreisen arbeitest, stelle dies klar dar. Vergiss nicht, die Mehrwertsteuer auszuweisen, sofern du umsatzsteuerpflichtig bist. Wenn nicht, füge den Hinweis „umsatzsteuerbefreit nach § 19 UStG“ hinzu.

Am Ende der Rechnung fasst du die Gesamtsumme zusammen und gibst die Zahlungsbedingungen an, zum Beispiel das Zahlungsziel oder die akzeptierten Zahlungsmethoden. Eine freundliche Danksagung für die Zusammenarbeit kann die Rechnung abrunden.

Digitale Tools zur Rechnungserstellung nutzen

Wenn du als Elternberaterin tätig bist, weißt du, wie wichtig es ist, professionelle Rechnungen zu erstellen. Aber das muss nicht kompliziert sein! Digitale Tools können dir das Leben deutlich erleichtern. Mit solchen Programmen kannst du im Handumdrehen Rechnungen designen, die nicht nur gut aussehen, sondern auch alle wichtigen Infos enthalten. Du sparst Zeit, da wiederkehrende Daten wie deine Adresse oder Leistungsbeschreibungen gespeichert und automatisch eingefügt werden. Außerdem behältst du den Überblick über bezahlte und offene Posten, was gerade bei einer wachsenden Kundenzahl Gold wert ist. Und das Beste? Du kannst von überall auf deine Rechnungen zugreifen, solange du eine Internetverbindung hast. Also, warum noch warten? Probier’s aus und mach den nächsten Schritt in Richtung effizientes Arbeiten!

Digitale Tools zur Rechnungserstellung:

  1. QuickBooks: QuickBooks bietet eine Vielzahl von Funktionen für kleine Unternehmen und Selbstständige, darunter die Erstellung von Rechnungen, das Verfolgen von Ausgaben und vieles mehr.

  2. FreshBooks: FreshBooks ist eine benutzerfreundliche Buchhaltungs- und Rechnungssoftware, die es Selbstständigen ermöglicht, professionelle Rechnungen zu erstellen, Ausgaben zu verfolgen und vieles mehr.

  3. Wave: Wave ist eine kostenlose Buchhaltungs- und Rechnungssoftware, die sich besonders gut für Kleinunternehmer und Freiberufler eignet. Es bietet Funktionen wie Rechnungsstellung, Buchhaltung, Zahlungsabwicklung und mehr.

  4. Zoho Invoice: Zoho Invoice ist eine umfassende Rechnungssoftware, mit der du professionelle Rechnungen erstellen, Zahlungen verfolgen und Kundenverwaltung betreiben kannst. Es bietet auch Integrationen mit anderen Zoho-Produkten.

  5. Xero: Xero ist eine cloudbasierte Buchhaltungssoftware, die Funktionen wie Rechnungsstellung, Buchhaltung, Bankversöhnung und mehr bietet. Es eignet sich gut für kleine Unternehmen und Selbstständige.

Digitale Zahlungsanbieter

Ich selbst bevorzuge die Nutzung digitaler Zahlungsanbieter wie PayPal, Digistore24 oder Stripe, um Zahlungen schnell und sicher abzuwickeln. Diese Anbieter erstellen automatisierte Rechnungen und du musst dich um nichts weiter kümmern, außer sie für die Steuererklärung und Buchhaltung abzulegen. Dennoch verstehe ich, dass man gerade am Anfang möglicherweise erst einmal manuell Rechnungen erstellen möchte, um den Prozess besser zu verstehen und zu kontrollieren.

Tipps zur Rechnungsstellung für Elternberaterinnen

Als Elternberaterin ist es wichtig, dass du deinen Kunden gegenüber professionell auftrittst – und dazu gehört auch eine korrekte Rechnungsstellung. Hier ein paar Tipps, wie du deine Rechnungen effizient und richtig erstellst:

  1. Nutze eine klare Struktur: Deine Rechnung sollte übersichtlich sein. Füge alle wichtigen Informationen ein, wie deine Kontaktdaten, das Datum, eine Rechnungsnummer und eine detaillierte Auflistung deiner Beratungsdienste.
  2. Sei präzise bei der Beschreibung deiner Dienstleistungen: Gib genau an, was deine Beratung beinhaltet hat, wie lange sie gedauert hat und was die spezifischen Kostenpunkte sind.
  3. Vergiss die rechtlichen Anforderungen nicht: Stelle sicher, dass du alle gesetzlich vorgeschriebenen Angaben in deiner Rechnung machst. Dazu zählen unter anderem die Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID.
  4. Biete verschiedene Zahlungsoptionen an: Mach es deinen Kunden leicht, indem du mehrere Zahlungsmethoden anbietest.
  5. Nachverfolgung: Halte fest, welche Rechnungen bereits bezahlt wurden und welche noch offen sind, um deine Finanzen im Blick zu haben.

Rechnungsstellung und Buchhaltung organisieren

Wenn du als Elternberaterin arbeitest, ist es essentiell, deine Rechnungsstellung und Buchhaltung gut zu organisieren. Hier sind ein paar Tipps, wie du das anstellen kannst:

  1. Wähle eine einfache Buchhaltungssoftware, die zu deinem Business passt. Es gibt viele benutzerfreundliche Optionen, die speziell für Freelancer und Kleinunternehmer entwickelt wurden.
  2. Erstelle Vorlagen für deine Rechnungen, damit du nicht jedes Mal von vorne beginnen musst. Vergiss nicht, alle wichtigen Informationen wie das Datum, die Rechnungsnummer und eine detaillierte Beschreibung der erbrachten Dienstleistungen anzugeben.
  3. Behalte den Überblick über deine Einnahmen und Ausgaben. Das ist nicht nur für deine Steuererklärung wichtig, sondern hilft dir auch, den Finanzfluss deines Beratungsgeschäfts besser zu verstehen.
  4. Setze dir feste Zeiten für die Aktualisierung deiner Buchhaltung. Regelmäßigkeit verhindert, dass sich Belege und Rechnungen stapeln.

Beispiele für Buchhaltungssoftware:

  1. Lexoffice: Lexoffice ist eine intuitive Buchhaltungssoftware, die speziell für Selbstständige, Freelancer und Kleinunternehmen entwickelt wurde. Es bietet Funktionen wie Rechnungsstellung, Buchhaltung, Steuervorbereitung und mehr.

  2. DATEV: DATEV ist eine umfassende Buchhaltungssoftware, die von vielen Steuerberatern und Unternehmen genutzt wird. Es bietet Funktionen wie Buchhaltung, Lohnabrechnung, Jahresabschluss und vieles mehr.

  3. SevDesk: SevDesk ist eine benutzerfreundliche Buchhaltungssoftware, die speziell für Selbstständige und Kleinunternehmer entwickelt wurde. Es bietet Funktionen wie Rechnungsstellung, Buchhaltung, Steuervorbereitung und mehr.

  4. Bexio: Bexio ist eine cloudbasierte Buchhaltungssoftware, die sich besonders gut für kleine Unternehmen eignet. Es bietet Funktionen wie Rechnungsstellung, Buchhaltung, Projektmanagement und mehr.

  5. Sage Business Cloud Buchhaltung: Sage bietet eine Vielzahl von Buchhaltungssoftwarelösungen für Unternehmen jeder Größe. Die Sage Business Cloud Buchhaltung bietet Funktionen wie Rechnungsstellung, Buchhaltung, Bankversöhnung und mehr.

Umgang mit Steuern und Finanzamt als Selbstständige

Als selbstständige Elternberaterin musst du deinen Umgang mit Steuern und dem Finanzamt gut im Griff haben. Erstelle ordentliche Rechnungen und achte darauf, dass diese alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen. Dazu gehört die korrekte Ausweisung der Umsatzsteuer, sofern du nicht unter die Kleinunternehmerregelung fällst. Deine Rechnungen sollten zudem eine fortlaufende Rechnungsnummer, das Ausstellungsdatum, deine Steuernummer oder USt-ID, die genaue Bezeichnung der erbrachten Leistung und den Zeitraum der Beratung enthalten.

Es ist auch wichtig, dass du deine Einnahmen und Ausgaben akribisch aufzeichnest, um sie in deiner Einkommensteuererklärung korrekt anzugeben. Falls du Vorsteuer abziehst, solltest du die zugehörigen Belege sorgfältig aufbewahren. Solltest du Fragen haben, ist es ratsam, einen Steuerberater zu konsultieren – das bringt nicht nur Sicherheit, sondern spart oft auch Geld.

Mehr Infos zum Thema Finanzen findest du hier.

Wie Du Zahlungseingänge verfolgen kannst

Mach Dir am besten eine Liste mit allen Rechnungen, die Du verschickt hast. In einer Spalte vermerkst Du das Rechnungsdatum und in einer anderen das Zahlungsziel. Sobald Geld eingeht, kannst Du es direkt neben der entsprechenden Rechnung abhaken. Nutz doch auch eine Software oder eine App, die Dir hilft, die Zahlungseingänge zu überwachen. Da siehst du auf einen Blick, wer schon gezahlt hat und bei wem du vielleicht nochmal nachhaken musst. Das erleichtert dir die Arbeit und du hast mehr Zeit für deine Beratungstätigkeit. Und keine Sorge, mit ein bisschen Übung wird das Verfolgen der Zahlungseingänge für dich ein Kinderspiel.

Was mache ich, wenn ein Kunde nicht zahlt?

Wenn ein Kunde deine Rechnung als Elternberaterin nicht zahlt, ist es wichtig, ruhig und professionell zu bleiben. Zuerst solltest du die Zahlungserinnerung nutzen. Schicke dem Kunden eine freundliche Erinnerung, dass die Rechnung noch offen ist. Oftmals handelt es sich um ein Versehen. Bleibt die Zahlung weiterhin aus, kannst du eine zweite Mahnung senden, diesmal mit einer klaren Frist.

Mahnungen verwalten

Wenn du als Elternberaterin Rechnungen erstellst, ist es wichtig, auch das Mahnwesen im Blick zu haben. Sollten Klienten ihre Rechnungen nicht fristgerecht bezahlen, ist es an der Zeit, freundliche, aber bestimmte Mahnungen zu versenden. Hierbei ist es essenziell, einen professionellen Ton zu bewahren und gleichzeitig empathisch zu sein – bedenke, dass es viele Gründe für eine verspätete Zahlung geben kann.

Organisiere deine Mahnungen in Stufen. Beginne mit einer höflichen Zahlungserinnerung und steigere den Druck bei ausbleibender Reaktion moderat. Es ist ratsam, schon bei der Rechnungserstellung Zahlungsfristen klar zu definieren und diese in der Mahnung zu referenzieren. Ein effektives Mahnwesen zeigt deine Professionalität und hilft dabei, deine Liquidität als Elternberaterin zu sichern.

Zeigt der Kunde immer noch keine Reaktion, kannst du ein Inkassounternehmen beauftragen oder rechtliche Schritte einleiten. Vergiss nicht, dabei immer den schriftlichen Nachweis zu sichern und die Kommunikation dokumentieren. So behältst du den Überblick und kannst deine Ansprüche professionell durchsetzen.

Beispiel für eine Rechnung mit Umsatzsteuer

Anna Müller
Elternberaterin
Musterstraße 123
12345 Musterstadt
Tel: (0123) 456789
E-Mail: anna.mueller@email.com
Web: www.anna-mueller-beratung.com

Rechnungsnummer: R20240513001
Datum: 13. Mai 2024

Rechnungsadresse des Kunden: Max und Lisa Schmidt
Musterweg 456
54321 Musterstadt

Rechnung
Beschreibung Stundensatz Stunden Gesamtbetrag
Einzelberatung 60,00 EUR 2 120,00 EUR
Gruppenworkshop (4 Teilnehmer) 40,00 EUR pro Teilnehmer 4 160,00 EUR

Zwischensumme: 280,00 EUR Mehrwertsteuer (19%): 53,20 EUR
Gesamtbetrag: 333,20 EUR
Zahlungsbedingungen: Bitte überweisen Sie den Gesamtbetrag innerhalb von 14 Tagen auf das folgende Konto: Bank: Musterbank
IBAN: DE12345678901234567890
BIC: ABCDEF12345

Vielen Dank für Ihr Vertrauen und Ihre Zusammenarbeit!
Beachte bitte, dass die angegebenen Preise nur Beispiele sind und je nach individueller Vereinbarung variieren können. Diese Rechnung dient nur zu Demonstrationszwecken.

Beispiel für eine Rechnung ohne Umsatzsteuer

Kleingewerbe Müller & Schmidt
Elternberatung & Coaching
Musterstraße 123
12345 Musterstadt

Tel: (0123) 456789
E-Mail: info@kleingewerbe-mueller-schmidt.com
Web: www.kleingewerbe-mueller-schmidt.com

Rechnungsnummer:
RG20240513001
Datum: 13. Mai 2024

Rechnungsadresse des Kunden:

Max und Lisa Schmidt
Musterweg 456
54321 Musterstadt

Rechnung

BeschreibungStundensatzStundenGesamtbetrag
Einzelberatung60,00 EUR2120,00 EUR
Gruppenworkshop (4 Teilnehmer)40,00 EUR pro Teilnehmer4160,00 EUR

Gesamtbetrag: 280 EUR


Hinweis: Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.

Zahlungsbedingungen: Bitte überweisen Sie den Gesamtbetrag innerhalb von 14 Tagen auf das folgende Konto:

Bank: Musterbank
IBAN: DE12345678901234567890
BIC: ABCDEF12345

Vielen Dank für Ihr Vertrauen und Ihre Zusammenarbeit!

Beachte bitte, dass die angegebenen Preise nur Beispiele sind und je nach individueller Vereinbarung variieren können. Diese Rechnung dient nur zu Demonstrationszwecken.

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