Buchhaltung – ein Thema, das die meisten Selbstständigen, egal ob Kleinunternehmerinnen oder nicht am liebsten vermeiden würden. Rechnungen schreiben, Belege sammeln, alles korrekt dokumentieren – klingt nervig, ist aber Pflicht.
Zudem steht 2025 eine Entwicklung an, die vieles vereinfachen (oder verkomplizieren?) könnte: die Einführung der E-Rechnung. Ab dem 1. Januar 2025 wird diese für viele Unternehmerinnen zur Pflicht. Was das konkret bedeutet und wie du dich optimal darauf vorbereitest und was es 2025 sonst noch Neues gibt, erfährst du hier.
Lieber das Interview mit Felix von Accountable dazu anhören?
Bitte beachte: Ich bin keine Steuerberaterin und darf keine steuerliche Beratung geben. Die Informationen in diesem Artikel dienen ausschließlich allgemeinen Informationszwecken. Bei individuellen steuerlichen Fragen solltest du dich an eine:n Steuerberater:in wenden.
Änderungen bei der Kleinunternehmerregelung ab 2025
Erstmal vorab ein paar Infos zur Kleinunternehmerregelung:
Ab dem 1. Januar 2025 treten sowohl in Deutschland als auch in Österreich Änderungen bei der Kleinunternehmerregelung in Kraft. Diese Anpassungen haben erhebliche Auswirkungen auf die Umsatzgrenzen und die steuerlichen Pflichten vieler Selbstständiger.
Deutschland
Anhebung der Umsatzgrenzen: Die Umsatzgrenze für das Vorjahr wird von 22.000 € auf 25.000 € erhöht. Für das laufende Jahr steigt die Grenze auf 100.000 €. Diese Beträge gelten netto, also ohne Umsatzsteuer.
Unterjährige Regelbesteuerung: Wenn du im laufenden Jahr die Grenze von 100.000 € überschreitest, wirst du ab diesem Zeitpunkt umsatzsteuerpflichtig. Es ist daher wichtig, deine Umsätze regelmäßig zu überwachen.
Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung: Der Verzicht kann bis zum Ende Februar des übernächsten Jahres erklärt werden, z. B. für 2025 bis Ende Februar 2027.
Österreich
Erhöhung der Umsatzgrenze: Auch in Österreich steigt die Umsatzgrenze ab 2025. Kleinunternehmer können zukünftig bis zu 40.000 € (statt bisher 35.000 €) Umsatz machen, ohne Umsatzsteuer abzuführen.
Steuerliche Erleichterungen: Die Änderungen sollen die Verwaltung für Kleinunternehmer weiter vereinfachen und deren Wettbewerbsfähigkeit stärken
Was ist die GOBD – und warum solltest du sie ernst nehmen?
Bevor wir auf die E-Rechnung eingehen, ein kurzer Blick auf die sogenannte GOBD – die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung. Diese Richtlinien geben vor, wie Unternehmer:innen ihre Buchhaltung zu organisieren haben. Es geht dabei um Punkte wie:
Unveränderbarkeit: Deine Rechnungen dürfen nach der Erstellung nicht mehr manipuliert werden.
Nachvollziehbarkeit: Alle Dokumente müssen so abgelegt sein, dass sie leicht nachvollziehbar sind.
Sicherheit: Deine Daten müssen vor Verlust geschützt sein – Backups sind Pflicht.
Klingt aufwendig? Keine Sorge, mit den richtigen Tools wird die Umsetzung kinderleicht. Noch wichtiger wird das ab 2025, denn dann greift eine entscheidende Neuerung: die E-Rechnung.
Was genau ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist mehr als nur eine digitale Rechnung. Während viele denken, dass ein PDF bereits ausreicht, ist das ein Irrtum. Eine echte E-Rechnung liegt in einem speziellen elektronischen Format vor, z. B. XML. Dieses Format ermöglicht eine automatische Verarbeitung der Rechnungsdaten durch Buchhaltungsprogramme.
Warum ist das wichtig?
Effizienz: Programme können E-Rechnungen direkt verarbeiten, ohne dass du Daten manuell eingeben musst.
Transparenz: Der Staat kann leichter prüfen, ob alles korrekt ist – Steuerhinterziehung wird so erschwert.
Unveränderbarkeit: Eine E-Rechnung ist fälschungssicher, da sie nicht nachträglich manipuliert werden kann.
Wer ist betroffen?
Die Pflicht zur E-Rechnung betrifft zunächst nur B2B-Unternehmen, also Business-to-Business. Wenn du beispielsweise mit anderen Unternehmen zusammenarbeitest, musst du ab 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Spätestens ab 2027 wird es dann auch Pflicht, diese Rechnungen zu versenden.
Für B2C-Geschäfte (z. B. wenn du mit Eltern arbeitest, die keine Unternehmer:innen sind) gibt es aktuell keine Verpflichtung zur E-Rechnung. Hier kannst du also erstmal entspannen – dennoch lohnt es sich, schon jetzt umzudenken.
Wie bereitest du dich vor?
1. E-Rechnung empfangen
Ab 2025 musst du E-Rechnungen empfangen können. Dafür brauchst du ein Buchhaltungsprogramm, das dieses Format unterstützt. Viele Anbieter, wie z. B. Accountable*, bieten diese Funktion inzwischen sogar kostenlos an.
2. Daten sicher speichern
Rechnungen müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Mit einer digitalen Lösung entfällt der Stapel Ordner im Büro – stattdessen sind deine Daten sicher in der Cloud gespeichert.
3. Tools nutzen
Programme wie Accountable* bieten nicht nur E-Rechnungsfunktionen, sondern erleichtern auch die gesamte Buchhaltung. Du kannst Belege einscannen, dein Bankkonto verknüpfen und deine Steuerlast automatisch berechnen lassen.
Vorteile digitaler Buchhaltungstools
Der Umstieg auf ein Buchhaltungstool hat viele Vorteile, insbesondere wenn du dich schon jetzt auf die neuen Anforderungen vorbereitest:
Zeitersparnis: Weniger manuelles Erfassen, mehr Fokus auf dein Kerngeschäft.
Kostenersparnis: Günstigere Alternativen zu Steuerberater*innen, die trotzdem professionelle Unterstützung bieten.
Rechtssicherheit: Du bist immer GOBD-konform und bereit für Prüfungen.
Warum jetzt schon umsteigen?
Auch wenn du noch nicht verpflichtet bist, auf E-Rechnungen umzustellen, bringt ein früher Wechsel viele Vorteile. Du bist vorbereitet, wenn die nächsten gesetzlichen Änderungen kommen, und genießt bereits jetzt die Effizienz und Sicherheit digitaler Buchhaltung.
Fazit: Dein Weg zur stressfreien Buchhaltung
Die Umstellung auf E-Rechnungen mag zunächst wie ein zusätzlicher Aufwand wirken, doch sie bietet auch große Chancen. Mit den richtigen Tools kannst du nicht nur Zeit und Nerven sparen, sondern auch deine Buchhaltung vereinfachen. Lass den Papierkram hinter dir und mach dich bereit für die Zukunft – deine Buchhaltung wird es dir danken!
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